Simulation Kanban Skalierung

Am 17.02.14 fand bei it-agile ein Treffen der Limited WiP Society München statt. Der Fokus der Limited WiP Society liegt auf Lean und Kanban. Mit ungefähr 20 Teilnehmern wurde auf diesem Treffem eine Simulation, die die Skalierung mit Kanban erlebbar machen sollte in einer Art Workshop mit 4 Teams durchgeführt (siehe Ankündigung auf XING).

Ein wirklich tolles Treffen!

Der Workshopablauf

Es gab 4 Teams und 2 weitere Rollen:

• Team "Analyse"
• Team "Rumpf"
• Team "Aufbauten"
• Team Montag
• der Kunde
• der Boss

Letztendlich ging es darum Schiffe zu bauen, und zwar zwei verschiedene Arten:

• Faltschiffe
• Schiffe mit Rumpf und Aufbauten

Gestartet wurde aber sofort, nachdem die Teams aufgeteilt waren. Jedes Team bekam dann sukzessive ein Briefing über seine Aufgaben und Beschränkungen (ala "Ihr dürft nicht mit denen reden") und hatte ein Kanban Board (ohne WiP Limitierung) für seine Arbeit.

Gearbeitet wurde jeweils in 10 Minuten Iterationen (insgesamt 3), dazwischen gab es 5 Minuten für Team Retrospektiven und danach gab es auch gemeinsame Retrospektiven, moderiert vom Boss, in denen der Gesamt-Prozess angepasst wurde.

Der Start

Das Analyse Team ging direkt zum Kunden und bekam dort Aufträge für neue Schiffe, während die zwei "Teile"-Teams (Rumpf und Aufbauten) nur durch den Input des Analyse Teams bzw. das Montage Team durch Lieferung von Teilen getriggered wurden. D.h es hielt gerade am Anfang auch alle Fäden in der Hand.

Waste Waste Waste

Von Anfang an konnte man diverse Arten von Verschwendung beobachten (bobachtet aus der "Montage-Brille"):

• Das Montage Team stand 8 Minuten von den ersten 10 Minuten nur herum, da noch keine Lieferung kam
• In jedem Team hatten mehrere Leute nichts zu tun, der Input war zu dünn für die Teamstärke
• Das zweite Schiff wurde nicht vom Kunden akzeptiert ("ich wollte einen anderen Schornstein"), da es 
• keine Spezifikation für die zu liefernden Schiffe in der Montage gab, sondern nur eine Kiste, dadurch
• unvollständige Teile-Lieferungen in der Montage
• dadurch auch wachsende Lagerhaltung
• doppelte Lieferung von Schiffen (die der Kunde dann nicht doppelt haben wollte)
• Demontage von abnahmebereiten Schiffen
• Eingeschränkte Verfügbarkeit des Kunden für die Abnahme
• Übergaben
• Lagerhaltung vor den Übergaben
• Keine oder nur rudimentäre Kommunikation führte zu Irritationen und teilwiese Stillstand

Der erste Kontakt

In der ersten Teamübergreifenden Retrospektive nahm der Boss Problemstellungen auf und fragte nach Lösungsvorschlägen, die auch meistens von ihm angenommen wurden. U.A. wurden dann

• das Planungsboard vom Analyse Team wurde zentral für alle einsehbar aufgestellt
• das Rumpfteam durfte mit anderen Teams kommunizieren

Chaos

Dennoch wurde es dann auf einmal sogar richtig chaotisch. Dies fing damit an, dass der Boss dem Montage Team ein WiP Limit von 4 Teilen auf den Eingang legte, worauf das Montage Team alle folgenden Lieferungen ablehnte (was auch ein Aufbauten Teammitglieder )

Denn es brauchte zur Fertigstellung bereits teilmontierter Schiffe unbedingt einen orange-gestreiften Schornstein. Diese Info gab es auch an das Aufbauten Team weiter, dennoch dauerte es 2 Iterationen, bis endlich ankam:

Ein Kiste mit fertigen Schornsteinen gab es schon seit geraumer Zeit, diese wurde nur irgendwo vergessen und nur durch Zufall (oder Recherche?) wiederentdeckt.

Stattdessen wurden in dieser Zeit weiter neue Rümpfe gebaut in neuen Designs gebaut. Montageanleitungen gabs immer noch nicht (welcher Aufbau auf welchen Rumpf?), die auch nicht auf dem Kanban Board des Analyse Teams zu finden waren.

 Ist der Auftrag verschwunden oder wurde hier kreativ gebaut?!?

Die Schornsteine waren da da, fix mit dem Kunden abgestimmt, was wir bauen sollen und zwei Schiffe für die es keinen Auftrag auf dem Kanban Board gab, wurden dann vom Kunden nachträglich beauftragt und abgenommen. :)

Feature Teams

In der zweiten Retrospektive wurde dann der Vorschlag von Gerhard, Feature Teams einzusetzen, angenommen.

• In der Folge löste sich die Montage Abteilung komplett auf und in den beiden Teilefertigungen wurde auch die Endmontage durchgeführt.
• Z.B. das Rumpf Team bekam zwei Endmonteure und später wurde das ganze Team sogar noch nach teaminternen Beschluss geteilt, da es zu große war.
• Die Kommunikation mit dem Analyse Team wurde viel besser und innerhalb des nun crossfunktionalen Teams gab es keine Kommunikationsbarrieren und keine Silos mehr (jeder montierte mit)

Das Debriefing

Hier wurden die Kanban Flight Levels (vn Klaus Leopold) vorgestellt.

• Flight Level 1: In der ersten Runde des Workshop.
• Flight Level 2: In der zweiten Iteration wurde der Input limitiert und nur vollständige Lieferungen akzeptiert
• Flight Level 3: Ein Board für die gesamte Wertschöpfungskette wurde installiert.
• Flight Level 4, Portfolio Kanban, wurde am Board kurz erklärt

Danach wurde der Ansatz der Kanban Kata angesprochen, mit 3 verschiedenen Leveln des Prozess Reviews.

Feedback

Das Feedback, dass ich wahrnahm wahr folgendes:

• Ein Super Abend!
• Der Bezug zur Skalierung kam nicht so heraus
• Wenn man mal "am Arbeiten" ist (->Flow?!?), dann tritt das Thema Kanban Skalierung gefühlt in den Hintergrund
• Die "neuen Gesichter" wollen wiederkommen.
• Eine Aussage zum nachdenken für alle: "Wenn man Feature Teams hat, braucht man kein Kanban mehr!"

Mein Fazit

Mein persönlicher Eindruck war:

• Ein große Energie und ein lustiger Abend
• IMHO: Die Teilnehmer ohne (große) Erwartungen gaben eine deutlich bessere Bewertung in ihrem Feedback ab, als diejenenigen, die speziell am Thema Kanban Skalierung interessiert waren.
• Die Moderatoren waren als Kunde (Sebastian) und Boss (Wolfgang) ziemlich im Stress, das ist den Teammitgliedern aber nicht aufgefallen. Wichtig ist: Man muss einfach die Teams "am Arbeiten halten", in dem man dafür sorgt einen Rahmen vorzugeben, in dem sich die Teams selbst organisieren können.
• Um den Workshop zu verbessern könnte man die Flight Levels zwischendurch anmoderieren, anstatt nur im debriefing darauf einzugehen.

Nils Bernert

@nilsbernert

www.disruptivelearning.de